Как компании теряют данные при смене подрядчика

Смена подрядчика — рядовая ситуация на проекте. Но вместе с подрядчиком компания часто теряет данные, которые он накопил, а восстановить их потом дороже, чем сохранить с самого начала.

***Как теряются данные

Разрозненные системы

Замечания — в строительном контроле, договоры — в управленческой системе, акты — в третьей системе. Между ними нет связи. Пока подрядчик работает, он в этой картине ориентируется. Когда уходит — единой истории по нему не остаётся.

Информация вне систем

Данные хранятся в головах, личных переписках, на ноутбуках сотрудников. Устные договорённости уходят вместе с человеком — восстановить их нечем.

Проблемы с доступом

Даже если данные есть в системе, новый исполнитель не всегда может к ним получить доступ: права остались у предыдущего, администратор не знает, что передавать. Работа начинается с нуля.***К чему это приводит

Финансовые потери

На переделки и исправления из-за неактуальных данных уходит от 15% до 30% стоимости проекта. Плюс накладные расходы на ручную сверку и бесконечные согласования.

Срыв сроков

Новый подрядчик разбирается в «наследстве» — рабочие стоят. Ошибки множатся, график съезжает.

Юридические риски

Кто за что отвечал? Был ли объём выполнен? Без истории данных доказать что-либо становится проблемой.***Как избежать потерь

Интеграция между системами

Данные из стройконтроля, и документооборота должны быть связаны между собой. Тогда история по подрядчику не теряется при переходе из одной системы в другую — остаётся в компании при любых кадровых изменениях.

Приоритет цифры

Если договорённость значима — она фиксируется в системе. Не в устной форме и не в личных переписках.

Правила в договоре

Обязанность вести и передавать данные стоит закреплять в контракте. Тогда это условие работы, а не добрая воля подрядчика.

Данные теряются не из-за самого ухода подрядчика, а из-за того, что их заранее не связали между собой и не защитили. Интеграция систем и понятные правила делают смену исполнителя рабочим моментом, а не риском для проекта.