Как мы убрали бумажный хаос в учёте переработок

Каждый последний день месяца превращался в небольшой хаос. Инженеры вспоминали, сколько сверхурочных отработали, заполняли бумажные формы и отправляли их в офис; там данные собирали из писем и чатов и переносили в Excel. Процесс растягивался, ошибки из-за неразборчивого почерка и потерянных бумаг были нормой, а инженеры тратили время на отчёты вместо работы.

Мы решили автоматизировать этот процесс. Что же мы сделали:

• Цифровизация основы. Бумажные бланки были заменены электронными формами. Сотрудники заполняют их прямо в системе и при необходимости скачивают

• Учет времени в один клик, прямо в заявке. Мы внедрили в карточку каждой заявки функцию регистрации рабочего времени. Инженер заходит в задачу по вызову и буквально в пару кликов фиксирует, сколько часов он потратил. Данные сохраняются сразу и привязаны к конкретной заявке и специалисту.

• Автоматический отчет «раз в месяц» Вместо ручного сбора таблиц мы настроили автоматическую генерацию и отправку отчета по отработанным часам. В нужную дату ответственный менеджер получает на email готовый, сверстанный отчет за прошедший месяц. Все данные уже проверены, суммированы и распределены по инженерам.

Главный результат — экономия времени: офис-менеджер больше не тратит дни на вбивание данных, а каждый инженер экономит **около часа **на заполнении отчётов. Данные стали точными на 100%, потому что время фиксируется сразу и хранится в системе. Кроме того, руководство в любой момент может увидеть реальную загрузку сотрудников и использовать прозрачные отчёты для расчёта зарплаты и анализа эффективности

#КейсыМонСтр